Controller y analista de costes, 2 en 1.

La elaboración de una cuenta analítica de explotación requiere por parte de la persona responsable de realizarla una función controller para que el análisis de costes realizado sea totalmente fiel con la realidad de la empresa y las decisiones a tomar por parte de Gerencia a partir de dicho análisis sean las adecuadas, veamos un sencillo ejemplo:

 

Analizando la variación de existencias de 2 productos terminados (artículo 1 y 2) podemos observar que las existencias teóricas finales (existencias iniciales+producción-ventas) de los dos artículos no coinciden con el recuento final proporcionado por almacén. Si nos fijamos en la columna de roturas (existencias finales teóricas-existencias finales reales) observamos como en un caso hay unas roturas de -15 udes (es decir debería haber 15 udes mas de las  que nos dice el recuento del almacén) y en el otro caso unas roturas de +15 ¡¡¡¡¡. Centrándonos esta vez en el dato de ventas descubrimos que de las 30 udes de ventas que hay en el primer supuesto , se ha producido un error en la expedición y se han realizado albaranes para el artículo 2 cuando en realidad las ventas producidas eran 15 udes para el artículo 1 y otras 15 udes   para el artículo 2, de esta forma nos cuadran las existencias reales con las teóricas y el importe de las ventas pasa a ser de 121.500 euros a 92.250 euros con la correspondiente disminución del beneficio en la cuenta analítica de explotación y el “ consecuente enfado “por parte de Gerencia.

En este caso el error estaba en las ventas pero pueden existir tantos errores como parámetros en el análisis (recuento final, producción, etc.) 

El presupuesto de gastos y el precio de venta.

Para la realización del presupuesto de una  empresa es fundamental tener perfectamente definida  la estructura de gastos e imputación de costes para la obtención de las tarifas de precios. Hay que tener en cuenta que el mercado y la competencia te dicta el precio de venta final  de forma que al obtener nuestra tarifa nos llevemos la sorpresa de tener unos precios no competitivos en el mercado .Esto significa reacción y se me ocurren dos soluciones básicas:

1. Reducir el margen de beneficio aplicado al coste total del producto.

2. Analizar la estructura de gastos y aplicar una reducción eficaz de costes.

Por razones obvias nos centramos en el punto 2 y daremos algunos ajustes interesantes:

A-Optimizar el proceso de compras.

B-Reducir las cuotas de servicios de empresas externas (auditores, consultores, jurídicas, etc.)

C-Renegociar contratos de suministros eléctricos, agua y combustibles.

D-Renegociar las cuotas de los seguros.

E-Análisis y mejora del proceso productivo.

F.Reducción de los gastos de estructura (administración, gerencia, comercial)

G.Reducción del coste de mano de obra directa (operarios) e indirecta (jefes departamentos).

H.Reducción de gastos por servicios de empresas.

Estas son solo unas pocas opciones para la reducción de coste final del producto y obtener un precio más competitivo manteniendo nuestro margen de beneficio.

Por otro lado para la gestión administrativa del control de costes es fundamental tener elaborado un presupuesto de costes para el estudio eficiente de las desviaciones analítica-presupuestos y adoptar las medidas correctoras necesarias para minimizar dichas desviaciones.

La elaboración paso a paso del presupuesto se verá en otro “capítulo”.

La cuenta analítica de explotación, más allá del resultado.

La cuenta analítica de explotación es una potente herramienta que nos sirve de manera eficaz para valorar y analizar la gestión de nuestra empresa. El análisis de los resultados nos llevara a tomar decisiones para una optimización del beneficio obtenido y una mejora en los procesos productivos. Al contrario que la cuenta de resultados obtenida mediante la contabilidad financiera, la cuenta analítica se puede diseñar a medida para cada empresa llegando al nivel de complejidad necesario para la toma de decisiones que Gerencia estime oportuno.Pero la cuenta analítica va mas allá del análisis del resultado ya que en ella se recoge la información de todos los departamentos de la empresa  de forma que nos es muy útil a la hora de evaluar y controlar la gestión interna y corregir errores que se hayan podido cometer a lo largo del periodo de realización de la misma. Mediante el análisis de ratios de producción y ventas podemos detectar fácilmente estas anomalías, veamos el siguiente ejemplo:



Análisis ratios de producción.

En la primera columna, explotación, tenemos los datos de producción real del mes a analizar y en la segunda columna, presupuesto, tenemos los datos de producción  presupuestados para el mes en cuestión. Analizando los ratios de producción observamos un incremento del coste del 78 % y 51 % en materia prima 1 y 2 respectivamente. ¿Cual puede ser la causa?

Se me ocurren varios motivos:

1.                        El precio de compra de la materia prima está más caro de lo que se estimo en el momento de la elaboración del presupuesto.

2.                        Los consumos de materia prima están elevados por fallos en la manipulación de la misma lo que conlleva la retirada del proceso, es un consumo de materia prima no ligado a la producción.

3.                        Hay mermas en la producción, los datos de producción corresponden a productos en buen estado y no se contabilizan las mermas.

4.                        Las recetas para la fabricación del producto no coinciden con los estándares de producción presupuestadas.

5.                        Los datos suministrados por el departamento de producción no son los correctos, ocasionando un “daño colateral” si existen incentivos por producción.

6.                        Errores administrativos en la gestión de la información obtenida.

Con este sencillo análisis además del estudio general de costes estamos analizando la gestión  del Departamento de Compras  responsable de los precios de compras de materia prima, del Departamento de Producción responsable de la manipulación de materia prima y del control de mermas, del Departamento de Calidad responsable de los estándares de producción y del Departamento de Administración responsable de la gestión de la información.

¿Por qué es necesario la implantación de un sistema de control de costes?

En la elaboración  de las tarifas de precios es fundamental caracterizar todos los costes (directos e indirectos) que se tendrán que repercutir sobre el cliente para recoger el beneficio presupuestado. Un sistema de control de los costes imputados directamente sobre cada uno de los productos nos lleva a un análisis efectivo de las desviaciones con respecto al presupuesto y realizar acciones correctoras eficientes para mitigar estas desviaciones y optimizar el beneficio. Un ejemplo fácil de entender seria el precio del coste de materia prima para elaboración del producto A que se repercute al comienzo del ejercicio y que se modifica a mediados del mismo, esta subida debe ser rápidamente detectada y analizada su repercusión sobre el beneficio para realizar una acción correctora .

Extracto del análisis de consumo de materia prima para la fabricación de producto A